Das Inkasso zählt mit zu den ältesten Dienstleistungen in der Wirtschaftsbranche. Der Begriff „Inkasso“ kommt aus dem Bankwesen und ist italienischen Ursprungs. Er wurde definiert als Einkassieren, die Einziehung von barem Geld für Forderungen, besonders auf fällige Wechsel, Rechnungen, verlosten Effekten, fälligen Coupons und weiteres. Heute definiert sich Inkasso als Einziehung fremder oder zu Einziehungszwecken abgetretener Forderungen, die geschäftsmäßig betrieben werden. Das Inkassounternehmen ist lexikalisch etwa 1927 als „Inkassobureau“ aufgetaucht.
Die Inkassotätigkeit ist eine reine Dienstleistung. Die Begriffe „out-sourcing“ oder „lean-management“ treffen auf diese Tätigkeit zu. Das Inkassounternehmen übernimmt für den Gläubiger die Einziehung überfälliger Forderungen, hinsichtlich derer Schuldnerverzug eingetreten ist. Hierbei wird unterschieden zwischen dem Zeitpunkt der Einschaltung eines Inkassobüros wegen vorgerichtlichem Einzug von Forderungen, nachdem der Gläubiger das übliche kaufmännische Mahnverfahren erfolglos durchgeführt hat, und dem nachgerichtlichen Einzug titulierter Forderungen. Beginnt das Inkassounternehmen mit seiner Tätigkeit bereits mit dem vorgerichtlichen Forderungseinzug, umfasst der Inkassoauftrag regelmäßig auch die nachgerichtliche Forderungseinziehung.
Die Tätigkeiten können zum Forderungsmanagement, Mahnwesen, gerichtlichem Mahnverfahren, der Forderungsüberwachung und der Vollstreckung zusammengefasst werden.
Insbesondere das Forderungsmanagement wird von vielen Unternehmen genutzt. Dabei wird nach der Rechnungslegung der Sachverhalt an das Inkassobüro abgegeben. Dieses kontrolliert den fristgerechten Zahlungseingang und übernimmt die notwendigen Mahnungen, zum Beispiel im Namen des Gläubigers, wenn Schuldnerverzug eintritt. Wenn die Mahnung fruchtlos geblieben ist, tritt das Inkassobüro als beauftragtes Inkassounternehmen auf und mahnt mit der Geltendmachung des Verzugsschadens. Der größte Teil der Verzugsfälle wird damit beendet. Sollte auch hier der Schuldner die Zahlung nicht veranlassen, kann das Inkassobüro beauftragt sein, entsprechende Ratenvereinbarungen zu treffen und auch deren Einhaltung überwachen. Dieses beispielhafte Forderungsmanagement kann über das gerichtliche Mahnverfahren bis zur Vollstreckung durchgeführt werden. Der Unternehmer muss sich um dies Vorgänge nicht kümmern, sondern vergibt sie an ein Inkassobüro. Die Kostenfrage wäre hierbei differenziert zu betrachten.
Das Inkassounternehmen ist aus dem heutigen Wirtschaftsleben nicht mehr weg zu denken.
Diese Dienstleistung bedarf einer besonderen theoretischen und praktischen Sachkunde, der persönlichen Eignung und Zuverlässigkeit, einer Berufshaftpflicht und muss zum Beispiel in Sachsen durch den Präsidenten des zuständigen Amtsgerichts nach §§ 10 ff RDG (Rechtsdienstleistungsgesetz) zugelassen werden. Die zugelassenen Inkassounternehmen werden im Rechtsdiensteistungsregister geführt. Der hauptberufliche und gewerbliche Forderungseinzug ist insbesondere Rechtsanwälten und Inkassounternehmen vorbehalten.
Trotz einiger schwarzer Schafe, ist einem Inkassounternehmen Seriosität und Professionalität zu unterstellen. Ziel ist es, die Forderung für den Gläubiger einzuziehen oder notfalls zu überwachen und später einzuziehen. Die Möglichkeiten hierfür sind umfangreich und unterliegen klaren Regeln.
Das Inkasso kann, wenn auch mit einigen Besonderheiten, weltweit durchgeführt werden.
Mit der Verordnung EG Nr. 44/2001 und Nr. 805/2004, dem EuGVÜ (Übereinkommen über die gerichtliche Zuständigkeit und die Vollstreckung gerichtlicher Entscheidungen in Zivil- und Handelssachen) sind innerhalb Europas viele Vereinfachungen gekommen. So gibt es das Europäische Mahnverfahren, den europäischen Vollstreckungstitel und das Vollstreckbarkeitsverfahren.
Der Vertrag zwischen dem Inkassounternehmen und dem Gläubiger regelt das Innenverhältnis. Dabei wird allgemein ein Geschäftsbesorungsvertrag nach § 675 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) geschlossen, der ein auf die Geschäftsbesorgung gerichteter Dienstvertrag ist.
Die Kosten des Inkasso werden ursprünglich vom Gläubiger getragen, weil er das Inkassounternehmen mit dem Einzug seiner Forderung beauftragt. Wenn sich der Schuldner im Verzug befindet oder die Vollstreckungsmaßnahmen durchgeführt werden, werden die Inkassokosten als Verzugsschaden geltend gemacht und gleichzeitig durch das Inkassounternehmen mit eingezogen. In einigen Fällen werden auch die Inkassokosten abgetreten und das Inkassounternehmen zieht seine Forderungen selbständig ein. Schwierigkeiten können sich dann ergeben, wenn der Schuldner vorübergehend oder dauernd zahlungsunfähig ist.
Unter wirtschaftlicher Betrachtung kann die Beauftragung eines Inkassounternehmens viel Zeit und Geld sparen. Es wird kein eigenes Personal, Büro oder know how benötigt, die Forderungsüberwachung und der Einzug werden mit Professionalität betrieben und der Forderungseinzug ist dann beendet, wenn die Forderung und deren Rechtsverfolgungskosten vollständig beglichen sind. Der Gläubiger hat bereits seine Leistung erbracht, also warum sollte er weitere Bemühungen anstellen?
Bei großen Unternehmen, insbesondere denen, wo das Massengeschäft oder ein sehr großer Kundenstamm betreut werden muss, ist die Inanspruchnahme eines Inkassobüros zur Selbstverständlichkeit geworden. Aber auch mittlere und kleine Unternehmen, bis zur Privatperson, können die Vorteile eines Inkassobüros nutzen.
Die Tricks der Schuldner sind grenzenlos, wobei dieses wörtlich genommen werden kann. Die Erfahrungen im Inkasso, insbesondere dem Auslandsinkasso, sind bei dem Unternehmer oder auch der Privatperson zum größten Teil nicht vorhanden oder mit erheblichem Aufwand verbunden. Auch in diesem Falle ist die Zwischenschaltung oder sofortige Einschaltung eines Inkassobüros sinnvoll, um schnell und effektiv den Ausgleich der offenen Forderungen zu erreichen.